Nem könnyű hozzászokni az újdonságokhoz, de ha egy vállalkozás életben akar maradni abban az óriási harcban, amit az online világ generál, akkor lépést kell tartania a technikai fejlődéssel. A digitalizáció nem a messze derengő jövő, hanem bizony a most. A jelen.
Néhány évvel ezelőtt még elképzelhetetlen volt, hogy az emberek otthonról dolgoznak, a gyerekek online órákon tanulnak, teljes workshopokat lehet telefonos applikációkon keresztül tartani, hogy néhány gombnyomással megtalálhatjuk a számunkra legideálisabb könyvelőt, vagy hogy a papírmentes iroda nemcsak egy távoli ábránd. A digitális átállás azonban rendületlenül tör előre – amit a COVID miatti korlátozások csak még magasabb fokozatba kapcsoltak –, és bár néha ijesztő lehet ez a gyorsaság, kétségkívül óriási dolgokat hoz magával, melyekből az emberiség csakis profitálhat.
Tíz éve szinte lehetetlennek tűnt, hogy az adózással bármilyen szinten is kapcsolatban lévő irodák alapfelszerelése között ne kapjon helyet egy hatalmas iktatószekrény, és hogy az ügyfelek ne papírra nyomtatott – esetleg kézzel írt – számlák százaival látogassák meg a könyvelőiket hónapról hónapra.
A könyvelés digitalizációja
A Bookkeepie blogjában tavaly augusztusban megjelent egy cikk, amely részletesen körüljárja a teljes digitalizáció témakörét a könyvelői szektorban. A cikk szerzője, Turay Dia ezt írja:
„Bizonyos szempontból még csak az út elején járunk - a könyvelők munkaidejének jelentős része (akár fele, háromnegyede) könyveléssel, azon belül is a számla adatok rögzítésével telik, és jóval kisebb idejük marad tanácsadási jellegű tevékenységre.”
Az írásból kiderül, hogy megvan az igény a digitális átállásra mind az ügyfelek, mind pedig a könyvelők, adótanácsadók és bérszámfejtők részéről. A jó hír pedig az, hogy a papírmentes számlázás mostmár igenis létezik!
Papírmentes számlák, automatizált iktatás
A Bookkeepie regisztrált ügyfele, az Adminadó Consulting Kft. már annyira automatizálta a különböző iktatási folyamatokat, hogy irodájuk teljesen papírmentessé vált. A digitális átállást Vizi Julianna irodavezető mesélte el egy minden részletre kitérő e-mailben. A következőkben az üzenet összefoglalója olvasható.
Ma már szinte minden program alkalmas arra, hogy beolvasson vagy legalábbis fogadjon olyan adatokat más programokból, amik kiváltják a papírt és meggyorsítják az adatrögzítést.
Legelőször az ügyfél kiállított számláit lehetett a választott számlázóprogramból beolvasni. Ezután megérkezett a NAV Online Számla elnevezésű rendszere, amely egy alkalmazásprogramozási felület (továbbiakban API) segítségével már be tudja tölteni a készpénzes és utalásos költségszámlákat is. A pénztárgépek és banki tételek beolvasására is létezik program, ám ezek még nem elég elterjedtek a könyvelőszakmában.
Julianna elmondta, hogy már ezen programok alkalmazásával is jelentősen lecsökkent a papírhasználat az irodájukban, ám az igazi áttörést az általa kifejlesztett iktatófelület hozta.
A papírmentes iktatófelület működésének lépései a következők:
- az ügyfél saját maga letölti a NAV adatszolgáltatást a felületbe
- amely ezután kap egy iktató sorszámot
- ezzel a sorszámmal az ügyfél nyomon követheti a saját áfáját; ha szükséges, a kiegyenlítés dátumát hozzárendelheti az utalás dátumához; sőt, jogcímezni is tud, ha figyelni szeretné a jogcím szerinti kiadásait (pl. marketing)
- ha átnézi a számláit, meg tudja jelölni melyik az, melyet egyáltalán nem akar a könyvelésében látni
- a számlalistát bármely hónapban bármilyen gyakorisággal eljuttathatja a könyvelőjéhez
- a könyvelő letölti a NAV Online Számlát ugyanolyan sorrendben, ahogy az ügyfélnél van
- már szinte minden számlázóprogram képes számlaképet generálni
Az Adminadó Consulting Kft. a vevő- és szállítószámlákat a NAV-tól kapja API kapcsolattal. A számlákat a Beeker automatizált könyvelési rendszere kontírozza. Az ügyfél számlázójából havi listát kapnak áfaegyeztetésre.
A pénztárgép számlákat az ügyfél küldi a saját pénztárgépéből, ezeket szintén a Beeker kontírozza (a NAV dolgozik az API bekötésen, jelenleg azonban még nem működik).
Banki elszámolásokat pdf formátumban vagy excel táblázatban kapnak, melyeket Beekerrel pontoznak és könyvelnek.
Vizi Julianna összefoglalójában kihangsúlyozta:
„Nagyon fontos, hogy minden iroda megtalálja a saját (kontírozó- a szerk.) programjait, melyekből egyre több van a piacon. A megfelelő programra alapozva nagyságrendekkel hatékonyabbá teheti a könyvelési munkát az ügyfelek együttműködésével.”
Az Adminadó Consulting Kft. példájából látható tehát, hogy egyáltalán nem lehetetlen a papírmentes iroda kialakítása: megfelelő programokkal és digitalizációra nyitott hozzáállással értékes időt nyerhet minden olyan könyvelőiroda, amely lépést akar tartani a XXI. századi digitális átállással.