Ha vállalkozást indítottál (vagy tervezel), akkor azzal az elsődleges célod, hogy bevételed legyen a tevékenységedből, és hogy ebből a kapcsolódó költségeken felül profitot termelj. Az elvégzett munka után nyugtát vagy számlát adsz, ami alapján ki tudják azt fizetni Neked.
Ha nem megfelelő módon, vagy nem megfelelő tartalommal állítod ki a számlát, visszaküldhetik Neked, ez pedig azt jelenti, hogy később jutsz hozzá a pénzedhez. Ezért nagyon fontos, hogy pontosan tisztában legyél azzal, hogy mikor és hogyan állítsd ki helyesen - a könyvelőd természetesen segít, de ha hibáznál, ő sokszor csak később, az adott hónap könyvelésekor venné ezt észre, így Neked kell odafigyelni.
A számlázás alapjai
Mi a számla és miért fontos?
A számla egy számviteli dokumentum; egy olyan okirat, amely a termék vagy szolgáltatás eladását igazolja és amely megfelel a törvényi előírásoknak (alapvetően az Áfa törvénynek). Fontos szerepe van abban, hogy nyomon kövessük a vállalkozás bevételeit, valamint alapvető dokumentuma a számviteli és adózási folyamatoknak. A számla kiállítása nem csak a törvényi előírásoknak való megfelelés miatt kritikus, hanem azért is, mert ez biztosítja a vállalkozás és ügyfele közötti pénzügyi transzparenciát.
Mikor kötelező számlát adni, és mikor elég a nyugta?
A nyugta is számviteli bizonylat, akárcsak a számla, azonban nyugta nem adható bármilyen esetben.
Nyugtát akkor adhatunk, ha az alábbi feltételek teljesülnek:
- a vevő nem adóalany (tehát magánszemély),
- az értékesítés összege - áfával együtt - nem éri el a 900.000 forintot,
- az összeget egy összegben fizeti - legkésőbb - teljesítéskor (tehát nincs előleg fizetés), vagy ha van előleg, arról a vevő nem kér számlát,
- a vevő nem kér számlát.
Minden más esetben számla adása kötelező. A számlát, főszabály szerint, az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítéséig – előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig, illetve megszerzéséig –, de legfeljebb az “attól számított észszerű időn belül” ki kell bocsátani.
Mit jelent ez az “észszerű időn belül”?
- Ha az teljes összeget legkésőbb az ügylet teljesítésekor kifizeti a vevő, akkor a számlát – legkésőbb a teljesítéskor – haladéktalanul ki kell bocsátani.
- Ha az összeget a teljesítést követően fizetik ki, akkor a teljesítéstől számított 8 napon belül (tehát legkésőbb a 8. napon) kell a számlát kiállítani.
- Az EU-n belüli adómentes termékértékesítésről a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani.
- Az olyan szolgáltatásról, amely másik EU tagállamban teljesül, és amely után az adófizetési kötelezettség a szolgáltatás igénybevevőjét terheli, a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15-éig kell kibocsátani.
Milyen jogi követelményeknek kell megfelelnie egy számlának?
A számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható.
Az Áfa törvényben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számla a kizárólag e-mailben megküldött számla is, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapú számla szkennelt változataként. A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandók.
Mivel az elektronikus számla alkalmazásának a bizonylat befogadója (vagyis a veőd) részéről is vannak technikai feltételei, az elektronikus számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az Áfa törvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését – ami azonban nem csak formális lehet - tehát megvalósulhat akár a kapott számlán szereplő összeg kifizetésével is.
Nagyon fontos a számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozása.
A számlát kiállíthatjuk számlázó programmal, kézi számlaként (számlatömbből, nyomtatványként nyomdai úton előállított számlaként).
A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes.
A számla adattartalma - tartalmi követelmények
A számla kötelező adattartalma a következő:
- a) számlára vonatkozó adatok:some text
- a számla kibocsátásának kelte;
- a számla sorszáma, amely a számlát azonosítja;
- b) az eladó adatai, vagyis a termék értékesítőjét, a szolgáltatás nyújtóját azonosító adatok:some text
- adószáma,
- neve és címe,
- c) a vevő adatai, vagyis a termék beszerzőjét, a szolgáltatás igénybevevőjét azonosító adatok:some text
- neve és címe,
- adószámának (vagy csoportos áfaalanyiság esetén csoportazonosító számának) első nyolc számjegye,
- fordított adózás esetén az adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását a részére teljesítették, vagy
- adómentes Közösségen belüli értékesítéskor a másik tagállambeli, közösségi adószáma, amely alatt a termék értékesítését részére teljesítették, vagy
- d) a termékértékesítésre, szolgáltatásnyújtásra vonatkozó adatok:some text
- az értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége
- a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának, illetve megszerzésének – napja, amennyiben az eltér a számla kibocsátásának keltétől
- az adó alapja, az értékesített termék/szolgáltatás adó nélküli egységára, valamint az alkalmazott árengedmény (ha volt), feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
- az alkalmazott adó mértéke;
- az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését az Áfa tv. kizárja;
- adómentesség esetében hivatkozás az Áfa tv. vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire, vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, a szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól (pl. AAM jelölés);
- e) ha releváns, az Áfa tv. egyes előírásai alkalmazásához kapcsolódóan feltüntetendő adatok, ide tartozhat például a fordított adózás, a pénzforgalmi elszámolás, stb.
Bizonyos esetekben a számla tartalmát, kiállításának módját befolyásolja az is, hogy fizikai vagy digitális terméket adsz el, például ha az Etsy felületén adsz el.
A számlán szereplő dátumok
A számla kelte
Ezt nem kell magyarázni, az a nap, amikor a számla kiállításra kerül. Se korábbi, se későbbi dátum nem lehet.
Fizetési határidő
A felek közt a szerződésben meghatározott fizetési határidő - fel kell tüntetni azt is, hogy ez a számla keltétől, átvételétől, vagy a teljesítéstől számítva értendő.
A teljesítés dátuma
Nagyon fontos, hogy ezt a dátumot helyesen töltsd ki a számlán, mert ez alapján kerül a számla az áfabevallásba és a könyvelésbe. Akkor is keletkezik számlakiállítási kötelezettségünk, ha még nem teljesítettünk, de már fizettek nekünk, például ha előleget kapunk. Alapesetben a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítani a számlát, ha pedig készpénzben történik a kiegyenlítés, akkor azonnal.
Ha hosszabb ideig tart egy munka elvégzése, akkor érdemes lehet részekre bontani a számlázást, és előleget kérni, esetleg részteljesítéseket számlázni. Ezekről a szerződésben kell rendelkezni.
Számla típusok: előlegszámla, végszámla, stornó számla, helyesbítő számla - és a díjbekérő
Előlegszámla
Igazából egy számla, amire rákerül, hogy “előleg”, semmi másban nem különbözik.
Végszámla
Akkor kerül kiállításra, ha a teljes munka elvégzésre került. Szerepel rajta a munka ellenértékeként kiszámlázott teljes összeg, valamint a már fizetett előleg is, csökkentő tételként. Teljesítéstől számított 8 napon belül kerül kiállításra (készpénzes fizetés esetén azonnal).
Stornó és helyesbítő számla
Már kiállított (sorszámmal rendelkező) számla tartalmilag nem módosítható. Két lehetőség van a javításra:
- 1. A számla érvénytelenítéséhez érvénytelenítő (storno) számlát lehet kiállítani, majd egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz számla, rossz számla stornója, jó számla.
- 2. A számlát egy lépésből is lehet helyesbíteni, ha egy új (helyesbítő) számla kerül kiállításra, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbítő.
Díjbekérő
A díjbekérő nem számla, nem számviteli bizonylat. Előleget kérünk be vele, formai követelménye nincs. Amennyiben az összeg beérkezett, arról ki kell állítani a számlát. Erre sok online számlázó automatikusan is képes.
NAV Online Számla rendszer - kötelező számla adatszolgáltatás
2018.07.01-től kezdve minden számlázó programnak rendelkeznie kellett NAV Online bekötés funkcióval és jelenteni kellett a belföldi adóalanyok között számlázott 100 ezer Ft ÁFA tartalmat elérő számlákat.
2020.07.01-től már értékhatártól függetlenül minden belföldi adóalanynak kiállított számlát be kell küldeni a NAV-nak.
2021.01.01-től már minden számlát be kell küldeni a NAV-nak, ideértve a magánszemélyeknek kiállított számlákat is.
Ezt az adatszolgáltatást az online számlázó programok többsége tudja: az összekötést követően a kiállított számlák automatikusan beküldésre kerülnek.
💡Tipp: a NAV rendszeréből lekérhetőek a vállalkozás nevére kiállított számlák is, ami segítség lehet abban, hogy egy számla se vesszen, felejtődjön el!
Számlázási gyakorlatok, amelyek megkönnyítik a vállalkozásod életét
Automatizált számlázási rendszerek és előnyeik
A technológiai fejlődés lehetővé teszi, hogy a vállalkozások hatékonyabban kezeljék számlázási folyamataikat. Az online számlázási rendszerek csökkentik a manuális beavatkozás szükségességét, ezzel minimalizálva a hibák esélyét és időt takarítva meg. Ezek a rendszerek képesek automatikusan generálni a számlákat, elküldeni azokat a vevőknek, és nyomon követni a kifizetések állapotát (bankszámla szinkronnal). Emellett integrálhatók a könyvelői szoftverekkel, így a könyvelés is naprakész maradhat.
Hogyan válasszunk megfelelő számlázó programot?
A megfelelő számlázó program kiválasztásakor figyelembe kell venni több tényezőt:
- Legyen felhasználóbarát: Keresd azokat a programokat, amelyek egyszerű és intuitív kezelőfelületet kínálnak.
- Funkciók: Ügyelj arra, hogy a program képes legyen kezelni az összes számlázási és adózási követelményt, beleértve az áfa-számítást, a pénzforgalmi nyilvántartást, és az egyedi igényeidnek megfelelő jelentéskészítést.
- Biztonság: A programnak biztosítania kell az adatok biztonságát, hiszen érzékeny ügyfél- és vállalati információkat kezel.
- Támogatás és integráció: Fontos, hogy technikai támogatást nyújtsanak a szoftver használata során, valamint hogy képes legyen integrálódni más vállalati rendszerekkel, mint például a készletkezelő vagy CRM rendszerekkel.
Gyakori hibák a számlázás során, amiket Te így kerülj el
A számlázás során elkövetett hibák nem csak idő- és pénzveszteséget okozhatnak, de jogi problémákhoz is vezethetnek. Íme néhány gyakori hiba, amelyeket igyekezzünk elkerülni:
- Helytelen adatok: Az ügyfél nevének, címének vagy adószámának helytelen rögzítése komoly problémákat okozhat, beleértve a számla érvénytelenségét.
- Nem megfelelő mennyiségek vagy árak: Ez befolyásolja a számla végösszegét, és vitákat eredményezhet az ügyféllel.
- Elmaradt adóinformációk: Az alkalmazott adókulcsok és az adó összegeinek pontos feltüntetése elengedhetetlen.
- Kései számlázás: Amennyiben a számlát nem állítjuk ki időben, az befolyásolhatja a vállalkozás cash flow-ját.
A számlázási folyamatok szabályozása és ellenőrzése
A fent említett hibák elkerülése érdekében az alábbiakat érdemes lehet megfontolni:
- Automatizált ellenőrzések: Sok modern számlázó szoftver tartalmaz automatikus ellenőrzéseket, amelyek segítenek azonosítani a hiányzó vagy hibás adatokat mielőtt a számlát kiállítanátok.
- Szabványosított folyamatok: Az összes számla kiállítása ugyanazon eljárások és lépések szerint történjen, amely segít csökkenteni a hibák valószínűségét és egységesíti a vállalkozás működését.
- Képzés és oktatás: Fontos, hogy a vállalkozás minden munkatársát megfelelően képezzétek ki a számlázó szoftver és a számlázási folyamatok használatára.
- Rendszeres auditálás: Időszakosan ellenőrizni kell a számlázási folyamatokat és nyomon követni az esetleges hibákat, és a folyamatokat úgy módosítani, hogy többet ne fordulhasson elő ugyanaz a hiba.
A jövőbeli számlázási trendek és a digitalizáció
Hogyan alakítja át a technológia a számlázási folyamatokat?
A technológiai fejlődés folyamatosan átalakítja a számlázási folyamatokat, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy gyorsabban, hatékonyabban és pontosabban kezeljék pénzügyeiket. A digitalizáció előnyei közé tartozik az automatizáció, amely csökkenti a manuális beavatkozás szükségességét és minimalizálja a hibák lehetőségét (ha ez a vállalkozásod számára fontos, keress digitális könyvelőt). Az elektronikus számlázás segít gyorsabban és költséghatékonyabban eljuttatni a számlákat a vevőkhöz, valamint elősegíti az adatok könnyebb archiválását és hozzáférhetőségét.
A mesterséges intelligencia (AI) és a blockchain technológia egyre inkább előtérbe kerül a számlázás terén. Az AI képes elemzéseket végezni a számlázási mintákra, előrejelezni a fizetési szokásokat, és javaslatokat tenni a cash flow optimalizálására. A blockchain technológia segít biztosítani a számlázási adatok átláthatóságát és manipulálhatatlanságát, növelve ezzel a bizalmat a vevők és szállítók között.
Digitális számlázás előnyei a hagyományos módszerekkel szemben
A digitális számlázás számos előnyt kínál a hagyományos számlázási módszerekkel szemben:
- Költséghatékonyság: Kevesebb papír alapú dokumentumra van szükség, csökkentve az irodai költségeket.
- Gyorsaság és hozzáférhetőség: A számlák azonnal elérhetők és feldolgozhatók, ami gyorsabb fizetéseket és jobb likviditást eredményez.
- Környezettudatosság: A papíralapú számlák csökkentésével a vállalkozások hozzájárulnak a környezeti fenntarthatósághoz.
- Jobb adatkezelés: Az elektronikus adatkezelés lehetővé teszi a pontosabb és átfogóbb jelentések készítését, ami elősegíti a döntéshozatali folyamatokat.
Ha számlázással kapcsolatban kérdésed van, a könyvelőd segít - ha pedig könyvelőt keresel, segítünk!