A e-kereskedelem, mint iparág mára egy meglehetősen tág kategóriává nőtte ki magát, hiszen nem csak a webshopok, de az online aukciók (pl. vatera), vagy a közösségi vásárlások is ide tartozhatnak. Ez a cikkünk azonban elsősorban a kiskereskedelmi (B2C) webshopot üzemeltetőknek szól - nagyon nem mindegy ugyanis, hogy megfelelően felkészült könyvelőt választanak-e.
Milyen feltételekkel lehet webshopot üzemeltetni?
A webshop üzemeltetéshez a TEÁOR 4791 - Csomagküldő, internetes kiskereskedelem tevékenységi kör tartozik, vagyis a vállalkozás tevékenységi körei között ennek szerepelnie kell. A definíciója szerint “ebbe a szakágazatba tartozó kiskereskedelmi tevékenységek keretében a vásárló az áru kiválasztását hirdetés, katalógus, webes információ, áruminta alapján vagy egyéb közvetett módon végzi. A vásárló megrendelését levélben, telefonon, vagy az interneten keresztül (általában a weboldal által biztosított speciális úton) közli. A megvásárolt terméket vagy közvetlenül az internetről tölti le, vagy fizikai valójában egyéb módon kapja meg.
Ebbe a szakágazatba tartozik:
- bármely termék kiskereskedelmi értékesítése csomagküldő szolgálat útján
- bármely termék internetes kiskereskedelmi értékesítése
- a közvetlen értékesítés televízión, rádión keresztül, vagy telefonon
- az internetes kiskereskedelmi aukció”
Adminisztrációs és jogi szempontból webáruházat nyitni viszonylag egyszerű, bárki nyithat, aki számlaképes (kivéve az adószámos magánszemély), nem kell hozzá semmilyen engedély vagy szakképzettség (sőt még iroda sem). Azonban mivel a törvény szerint csomagküldő szolgáltatást végez, bejelentésköteles tevékenység, a tevékenység megkezdését a székhely szerint illetékes jegyzőnél kell bejelenteni.
Amire figyelni kell még, az a termékdíj: amennyiben a webáruházban árusított terméket magad csomagolod, azt a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál be kell jelenteni, és környezetvédelmi termékdíjat kell utána fizetni. Termékdíjköteles továbbá az irodai papír, a szórólap és más reklámkiadvány is. Amennyiben pedig elektronikai termékeket, esetleg akkumulátorokat árusítasz, ezek után - a nagy környezetterhelés ellensúlyozása érdekében - szintén termékdíjat kell fizetni.
Ha pedig online marketing eszközöket használsz a webshopod népszerűsítésére, mindig tartsd szem előtt az adatgyűjtés, adatkezelés kapcsán a GDPR előírásait.
Milyen speciális számviteli szabályok vonatkoznak a webshopokra?
Két nagyon fontos számviteli sajátossága van a webshopoknak, amelyeken túl az adózásuk és könyvelésük alapvetően ugyanúgy működik, mint bármilyen kiskereskedelmi vállalkozásnak. Ez a két sajátosság:
Elektronikus értékesítés esetén minden esetben kötelező számlát kiállítani - vagyis nyugtaadási lehetőség nincs. A számla lehet papír alapú vagy elektronikus. E-számla küldéséhez szükséges, hogy a vevő ehhez előzetesen hozzájáruljon - vagy az e-kereskedő az ÁSZF-be belefoglalta, hogy e-számlát állít ki, amit a vásárlással a vevő elfogad. Az e-számlát jellemzően előre küldik a vevőnek, a csomag kézbesítésekor azonban valamilyen összesítő dokumentumot mellékelni kell. Ez lehet szállítólevél, számla másolat, vagy papír alapú számla esetén az eredeti számla.
A szállítási díj áfája felveszi a termék áfakulcsát. Nagyon fontos, hogy a szállítási díj és a szállítási költség nem azonos foglamak! A szállítási költséget a e-kereskedő fizeti a futárcégnek vagy postának, a szállítási díj pedig az az összeg, amit az e-kereskedő a vevőnek felszámol a szállításért. A két összeg jellemzően nem azonos, mivel a szállítási díjat befolyásolhatja például a rendelési érték (jellemzően bizonyos rendelési összeg felett az e-kereskedő nem számít fel szállítási díjat). Hasonlóan, a szállítási költség és a szállítási díj áfája is eltérő. Szállítási díj esetén az áfa a legmagasabb áfa-kulcsú termék áfája lesz, hiszen kapcsolt szolgáltatásról van szó (a e-kereskedő nélkül a kiszállításra nem lett volna szükség). Tehát ha például csak könyvek kerülnek kiszállításra, a szállítási díj áfája is 5% lesz - kivéve, ha más, magasabb áfájú termékek is kerülnek a csomagba.
Miben speciális egy webshop könyvelése?
Ugyan speciális előírások nem vonatkoznak egy webshop könyvelésére, mégis, néhány szempontból igenis sajátos - amivel egy hozzáértő könyvelő tökéletesen tisztában van.
Webshop számára megfelelően kialakított számviteli politika
Az egyik ilyen “trükk” a számviteli politika megfelelő kialakítása. A legtöbb vállalkozás sablon-szerűen készíti el a számviteli politikáját, noha a szabályozás a főkönyvi számlák kialakítása, illetve a bevételek és költségek elszámolása terén meglehetősen nagy szabadságot ad. Ha az adott webshop igényei mentén, személyre szabottan kerül kialakításra, akkor a könyvelés az üzletmenetről is nagyon hasznos információkkal szolgál (például a bevételek szétválasztása az értékesítés helye - webshop vagy üzlet -, illetve fajtája - termékértékesítés vagy szállítási díj - szerint).
Az üzleti tervet érdemes a könyvelővel is megosztani, és a bevétel- és költségfelosztásokat a tervben alkalmazott módon leképezni a főkönyvi struktúrában. Így a könyvelés az üzleti folyamatokról is naprakész információkkal tud szolgálni.
Kedvezmények, hűségpontok könyvelésének ismerete
Mivel a legtöbb webshop időről-időre valamilyen kedvezménnyel, vagy hűségpontokkal jutalmazza a vásárlóit, ezek könyvelési sajátosságaival is tisztában kell lenni. Például: mivel a kedvezmények kapcsán alapvető elvárás a NAV részéről, hogy a kedvezmény nyújtásának feltételei mindenki számára elérhetőek és átláthatóak legyenek, az egyedi kedvezményekre (vagyis ha egy vevő csak neki szóló kedvezményt kap) speciális szabályok vonatkoznak, nevezetesen, hogy az áfát a teljes összeg után kell megfizetni, nem az egyedi kedvezményes ár után. A hűségpontok gyűjtésének és beváltásának szabályozása az adózást is befolyásolja: nem mindegy, hogy csak vásárlással lehet hűségpontot gyűjteni, vagy egyéb módon is. A vásárlással gyűjtött pont beváltása utólagos kedvezménynek minősül, míg az egyéb módon (pl. hírlevél feliratkozásért) gyűjtött pont beváltása ajándéknak - eltérő a két eset adózása.
Milyen könyvelőt válassz, ha webshopod van?
Ahogy a fentiekből is kitűnik, nem mindegy, hogy a könyvelő mennyire ért a webshopokhoz, hogyan alakítja ki a főkönyvi struktúrát, hogyan tudja proaktívan támogatni a vállalkozást a könyvelési adatokból kinyerhető riportok (például hogyan viszonyulnak egymáshoz a vevők által fizetett szállítási díjak és a szállítási költségek, hogyan alakul az árrés, az átlagos kosárérték) segítségével. Hogyan döntsd el, hogy az adott könyvelő megfelelő lehet-e a webshopod könyvelésére?
E-kereskedelmi iparági szakértelem és digitális felkészültség.
Sok webshopos ügyfele volt már, jól ismeri a könyvelési sajátosságokat és az általa használt digitális, szoftveres megoldások is alkalmasak a nagy számú bizonylat automatikus átvételére és feldolgozására? Segít a vállalkozásodra szabottan kialakítani a főkönyvi struktúrát, a könyvelés alapján havonta riportokkal támogatja a vállalkozásod működését? Ha igen a válasz, valószínű, hogy jól döntöttél.
Tipp: Ha a Bookkeepie oldalán keresel könyvelőt, és iparágnak az E-kereskedelmet állítod be, a találati listán szereplő könyvelők közül azokat soroljuk előre, akik iparági szakértelme magas!
Tipp #2: A digitális felkészültségének pedig jó mércéje az Arany vagy Ezüst fokozatú Digitális Könyvelő Minősítés badge. A minősítést a számlázz.hu PARK alapítóival közösen azért hoztuk létre, hogy egységes, objektív mérceként szolgáljon a könyvelői szolgáltatások digitalizáltságát illetően.
Az alapvető elvárásoknak való megfelelés.
Természetesen a fenti kritériumok mellett nem szabad megfeledkezni az alapvető kritériumokról sem: dolgozzon szerződéssel, számlával, saját ügyfélkapuján keresztül, felelősségbiztosítással, képviselje a vállalkozást a hatóságok előtt. Ezeket a “Milyen a jó könyvelő?” című korábbi blog cikkünkben foglaltuk össze.