Könyvelőt jellemzően azért fogad egy vállalat (vállalkozó), mert nem ért a könyveléshez, és lehetőség szerint nem is szeretne bajlódni vele. Viszont éppen mivel nem ért hozzá, nem ezzel foglalkozik, nem könnyű eldönteni, hogy az a könyvelő, akit kiválasztott, vajon valóban a számára legmegfelelőbb szolgáltatást nyújtja-e. Igaz ez akkor is, amikor egy jó ismerős által ajánlott megbízható könyvelőre esett a választása.
Milyen a jó könyvelő, és hogyan érdemes kiválasztani?
Két gondolat ezzel kapcsolatban:
1) mindenkinek mást jelent, hogy jó könyvelő, és
2) ebből sok mindent nem tud előre felmérni.
Az igazán jó könyvelő ismérvei cégenként eltérőek lehetnek, noha természetesen vannak olyan minimum követelmények, amiknek meg kell felelniük. Fontos azonban figyelembe venni az adott cég méretét, tevékenységét, komplexitását, valamint a könyvelővel szemben támasztott elvárásait. Elképzelhető ugyanis, hogy az a könyvelő, akivel az autószerelő műhelyt működtető közeli barátom tökéletesen elégedett, nem a legmegfelelőbb az én szoftverfejlesztő cégem könyvelésére - és vica versa -, hiába tartom megbízhatónak a barátomat, illetve a véleményét.
Nézzük tehát, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a könyvelő kiválasztásakor.
Alapvető elvárások a könyvelővel szemben
Ahogyan az a Bookkeepie saját felméréséből is megerősítést nyert, a legfontosabb szempont a szakmai tudás (a válaszadók 45%-a szerint kritikus szempont, további 32% szerint nagyon fontos).
A jó könyvelő alapvető ismérve a vonatkozó jogszabályok készségszintű és naprakész ismerete; ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a cégvezetőt teljeskörűen tájékoztatni tudja a lehetőségeiről és az egyes döntések következményeiről. A jó könyvelő tehát nem csak könyvel (és időben elkészíti és benyújtja a bevallásokat, figyelmeztet a jogszabályi változásokra, értesít a következő időszakban fizetendő adók összegéről és határidejéről, folyamatos tájékoztatást nyújt a cég gazdasági helyzetéről, stb.), hanem javaslataival segíti a cég működését, adott esetben pénzt takarít meg. Amennyiben a könyvelő ismeri a megfelelő, legális “kiskapukat” és például átütemezést vagy átszervezést javasol annak érdekében, hogy a cég adókedvezményt vehessen igénybe, az még az Alkotmánybíróság szerint se joggal való visszaélés.
A jó könyvelő tisztán dolgozik: szerződéssel, számlával, a bevallásokat pedig saját ügyfélkapuján keresztül nyújtja be. Továbbá fontos szempont, hogy anyagi felelősséget is vállal-e a munkájáért. Önmagában azt nem kell beleírni a szerződésbe, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért, hiszen erre a Polgári Törvénykönyv (“Ptk.”) kötelezi; azonban az anyagi felelősség már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Érdemes tehát olyan könyvelőt választani, aki rendelkezik szakmai felelősségbiztosítással, és az anyagi felelősséget belefoglalni a szerződésbe. És mivel a könyvelőnek teljes rálátása van a cég pénzügyeire, fontos, hogy a titoktartás ne csak a megbízás időtartamára szóljon.
További fontos szempont, hogy a könyvelő lehetőség szerint képviselje a céget a hatóságok előtt. Egy NAV ellenőrzés során könnyen előfordulhat, hogy a cégvezető nem tud érdemi választ adni a feltett kérdésekre, egy jó könyvelő viszont átadná a megfelelően előkészített dokumentumokat és megválaszolná a revizori kérdéseket.
%2520(1).png)
A könyvelő iparági tapasztalata
Amennyiben a fenti alapkövetelményeknek megfelel a könyvelő, az alapok már rendben lesznek. Azonban ahhoz, hogy egy cégvezető a számára tényleg megfelelő könyvelőt megtalálja, fontos figyelembe venni, hogy a könyvelő rendelkezi-e referenciákkal azonos iparágban tevékenykedő, hasonló tevékenységet folytató vállalatoktól. Az egyes iparágak jogszabályi, könyvelési sajátosságai jelentős mértékben eltérhetnek, bizonyos iparágak speciális szaktudást igényelnek (például kriptodevizák könyvelése, mezőgazdasági támogatások könyvelése, stb.).
(Például arról, hogy egy webshopnak milyen könyvelőt érdemes választania, érdemes elolvasni a cikkünket.)
A könyvelői szolgáltatások
A következő lépés annak vizsgálata, hogy az adott könyvelő (könyvelőiroda) minden olyan szolgáltatást nyújtja-e, amire az adott cégvezetőnek igénye van.
A Bookkeepie kutatása alapján a megkérdezett cégvezetők 81%-a vesz igénybe bérszámfejtési szolgáltatást, 67%-a pedig adótanácsadási szolgáltatást a könyvelőjétől.
Jelentősen egyszerűsítheti a cégvezetők helyzetét, ha olyan könyvelőt választanak, aki komplex szolgáltatást nyújt. Ezzel kapcsolatban (is) érdemes lehet előre gondolkodni: egy cég indulásakor talán még nem merül fel az igény bizonyos szolgáltatásokra (például bérszámfejtésre egyéni vállalkozóként), de a vállalat növekedésével az igénybe vett szolgáltatások köre is bővülni fog.
Referenciák, ügyfél-értékelések - a bizalom alapja
Ahogy a mondás tartja, a cégvezető két legjobb barátja - ideális esetben - a könyvelője és az ügyvédje. Mindkét esetben a kapcsolat alapja a hosszú távú bizalom és elköteleződés, ezért különösen fontos a körültekintő tájékozódás, érdemes lehet referenciát kérni a kiszemelt könyvelőtől és ezeket akár ellenőrizni is.
A Bookkeepie saját kutatása alapján a válaszadó cégvezetők 90%-a személyes ismertség vagy ismerős ajánlása alapján választott magának könyvelőt; ezek a cégvezetők a szakmai tudás mellett a megbízhatóságot jelölték meg kritikus fontosságú szempontként a könyvelő-választás folyamata során. A bizalom alapját tehát jellemzően a személyes ismeretség vagy ajánlás jelenti - DE! ezek egyre nagyobb mértékben költöznek át az online térbe, a nagyszámú ügyfél-értékelés tudja "digitalizálni" a személyes ajánlást.
Azonban nem biztos, hogy a jóbarát vagy üzleti partner által ajánlott megbízható könyvelő az én, eltérő iparágban tevékenykedő cégem esetében is a legjobb választás lenne. Erre a problémára nyújt a Bookkeepie megoldást: a könyvelő keresési folyamat végén csak azon könyvelőik árai alapján kalkulál algoritmusunk, akik az fentebb említett szűrési feltételeknek megfelelnek, vagyis minden szükséges szolgáltatást nyújtanak, szakmai felelősségbiztosítással és a kereső számára releváns iparági tapasztalattal rendelkeznek és ügyfeleik jó értékeléseket írtak róluk.
Amennyiben az ajánlott ár megfelel a kereső számára, összekötjük a számára leginkább megfelelő könyvelőnkkel:
- emailben megkapja a könyvelő profilját (amely a fénykép és bemutatkozás mellett az ügyfelei által róla is értékeléseket is tartalmazza,
- majd ezt követően telefonon is egyeztethetnek, mielőtt megkezdenék a közös munkát - hogy biztos legyen, hogy az a bizonyos kémia is működik köztük.
Kapcsolattartás, kommunikáció, kölcsönös szimpátia
Végül, de nem utolsósorban, amennyiben minden fenti szempontnak megfelel a kiszemelt könyvelő, már “csak” a személyes benyomás, a kölcsönös szimpátia dönt.
Ez már tényleg szubjektív elem a könyvelő-választás folyamatában, de mégis nagyon fontos szempont - erre adunk lehetőséget a telefonos egyeztetéssel.
Az alábbi kérdéseket lehet érdemes feltenni, végiggondolni:
- Hogyan kommunikál jellemzően? Telefonon, személyesen, e-mailben?
- Ha a személyes kapcsolattartást preferálom, milyen egyszerűen megközelíthető az irodája?
- Ha nincs igényem személyes találkozásra, digitálisan átadhatom az anyagokat, felhőbe könyvel-e, tudunk-e online egyeztetni? Milyen eszközöket, szoftvereket használ?
- A kérdéseimre napon belül reagál, ha nem tudja felvenni a telefont, visszahív? Érzem azt, hogy bármikor számíthatok rá?
- Megértem, ahogy magyaráz, merek kérdezni tőle?
Nagyon fontos kiegészítés a fentiekhez, hogy a jó és sikeres kapcsolathoz mind a két félre szükség van! Találkoztunk már olyan keresővel, aki azért volt kénytelen könyvelőt váltani, mert az előző könyvelője nem vállalta tovább, miután minden könyvelési anyagot késve küldött és az adókat is néha elfelejtette befizetni. A könyvelő nem tud mindent helyettünk, vállalkozók helyett megcsinálni, vegyük hát ki a saját részünket a feladatokból, hogy a könyvelővel együttműködésben a legtöbbet hozzuk ki a vállalkozásból!
Összességében elmondható, hogy akkor sikerült megtalálni a megfelelő könyvelőt, ha - az objektív szempontoknak való megfelelés mellett - a felek közt olyan szintű bizalmat és kommunikációt sikerül fenntartani, hogy mindkét fél bármikor kérdezhet a másiktól. Így megelőzhető, hogy egy kérdéses szituációból drága probléma, esetleg büntetés váljon.