A könyvelés bizalmi munka, a könyvelő teljes mélységében belelát a cég gazdasági ügyeibe, így aztán nem csoda, hogy nem egyszerű döntés a könyvelő váltás. Nem könnyű meghozni a döntést, elvágni a szálakat a régi könyvelővel, valamint az új könyvelővel való összecsiszolódáshoz is idő kell. Néha ajánlott meghozni ezt a döntést, néha pedig elkerülhetetlen.
Milyen esetekben lehet ajánlott, vagy elkerülhetetlen a könyvelő váltás?
Ajánlott lehet elgondolkodni a könyvelő váltáson az alábbi esetekben:
- a könyvelő munkájával nem elégedett az ügyfél, például
- a könyvelő késedelmesen nyújtja be a bevallásokat, a cégre büntetést ró ki a hatóság;
- a könyvelő nem tájékoztat időben a határidőkről, vagy éppen a cég pénzügyi helyzetének alakulásáról;
- nem elérhető: nem veszi fel a telefont és nem is hív vissza napon belül, az e-mailekre is jelentős késedelemmel válaszol csak. árat emelt a könyvelő olyan mértékben, ami az ügyfél részéről már nem fér bele;
- földrajzilag távol került egymástól az ügyfél és a könyvelő, és az ügyfél szeretné, ha a könyvelő továbbra is a közelében lenne;
- olyan új üzletbe vág bele az ügyfél vállalat, amiben a könyvelő nem jártas, esetleg nincs meg a szükséges szaktudása;
- az ügyfél vállalkozás növekedése olyan mértékű, vagy olyan fázisba ért, hogy a könyvelő már nem képes megfelelni a megváltozott elvárásoknak;
- Akár a fenti okokból, akár ezektől függetlenül, az ügyfél összességében úgy érzi, hogy a könyvelőjével való együttműködés (kommunikáció, partnerség, bizalom) nem megfelelő.
A Bookkeepie saját kutatása alapján a válaszadók 33%-a több, mint 5 éve dolgozik együtt a könyvelőjével (a rekord, amit láttunk 29 év), további 31% 3-5 éve, azonban 44%-uk 1-5-ig terjedő skálán csak 3-asra vagy alacsonyabb pontszámúra értékelték elégedettségüket a jelenlegi könyvelővel.
Ez alapján is kijelenthető, hogy a könyvelő váltásra nehezen szánják rá magukat a vállalatok/vállalkozók, viszont amennyiben megtalálják a számukra megfelelő könyvelőt, az olyan előnyökkel jár, amit utána sokáig szeretnének élvezni.
Érdemes tehát a könyvelő kiválasztásakor nagyon körültekintően eljárni, ehhez adtunk támpontokat a “Milyen a jó könyvelő, és hogyan érdemes kiválasztani?” című cikkünkben.
Mikorra érdemes időzíteni a könyvelő váltást?
Ha egy cégvezető rászánta magát a könyvelő váltásra, a következő kényes kérdés az időzítés.
Amennyiben lehetőség van rá, érdemes megvárni az adott üzleti év lezárását, az új üzleti év kezdetét, így egyértelmű a felelősségek meghatározása. Ez a vállalatok többsége számára december 31-e és január 1-e, érdemes tehát minél inkább év elejére időzíteni.
Egy precízen dolgozó és dokumentáló, jó könyvelő úgy adja át az ügyfelet, hogy a következő könyvelő probléma nélkül tudja folytatni annak könyvelését, de sajnos a váltás éppen ezen ismérvek hiánya miatt következhet be és jellemzően az elválás miatt nem is a legkellemesebb légkörben. De hiszünk abban, hogy mint a sokáig halogatott, nehéz, de jó döntések után, jelentősen meg fognak könnyebbülni.
Természetesen adódhat olyan helyzet, amikor nem érdemes halogatni a váltást (súlyos hibát vétett a könyvelő), vagy éppen a könyvelő részéről merült fel olyan körülmény, ami miatt a szerződés mielőbbi lezárását kezdeményezi.
Amennyiben a váltás év közben történik, úgy érdemes törekedni arra, hogy lehetőség szerint még június 30. előtt történjen meg, vagy legalábbis negyedév, vagy hónap zárása után. Ha bármi okból kifolyólag ez nem így történik, az mind a korábbi, mind az új könyvelő, és így a cégvezető számára is bonyodalmakat okozhat (a felelősségek egyértelmű meghatározása problémás lehet).
Tipp: Év közben váltás esetén, amennyiben még nem telt el sok idő az üzleti évből, vagy nem keletkezett sok könyvelési bizonylat, érdemes lehet megfontolni az adott üzleti év új könyvelővel történő újrakönyveltetését. Mivel ez az ügyfél számára többletköltséggel jár, erre jellemzően súlyos hiba miatti váltás esetén szokott sor kerülni.
A könyvelő váltás folyamata
A könyvelő váltásnak nincs jogszabályokban definiált folyamata, de a legfontosabb lépések minden esetben
- 1) a korábbi könyvelési szerződés lezárása,
- 2) az új könyvelővel való szerződés megkötése,
- 3) a felelősségek tisztázása, valamint a könyvelési anyagok hiánytalan átadása és átvétele, továbbá
- 4) a fentiek megfelelő dokumentálása.
Miután kellő mértékű tájékozódást követően sikerült megtalálni a megfelelő könyvelőt, és vele sikerült is megállapodni a jövőbeni együttműködés kereteiről, a cégvezetőnek időben tájékoztatnia kell jelenlegi könyvelőjét arról, hogy váltani szeretne. Ehhez figyelembe kell vennie a szerződésben szereplő felmondási időt (általában 1-3 hónap, de függ attól is, hogy a felmondás rendes vagy azonnali hatályú), és ennek megfelelően kell jeleznie a könyvelőjének a váltás szándékát.
Fontos, hogy a könyvelőnek legyen elegendő ideje - jellemzően legalább 1 hónapja, de bizonyos esetekben ennél hosszabb idő is indokolt lehet - lezárni a függő ügyeket, előkészíteni az átadás-átvételt, így gördülékenyebb lehet a váltás folyamata és egyértelmű a felelősségek meghatározása.
Az ehhez szükséges időről - valamint az átadási anyagok elkészítéséért felszámított díjról, az utolsó könyvelési díjról - érdemes egyeztetni az aktuális könyvelővel.
Akármilyen okból történjen is a könyvelő váltás, mindig érdemes a szerződés felmondása kapcsán a közös megegyezésre törekedni, mivel az együttműködés mindkét fél számára egyszerűbbé teszi a folyamatot, továbbá egy olyan esetleges ellenőrzés során, amely az előző könyvelő által könyvelt időszakot is érinti, nagy segítség, ha megmaradt a jó viszony és a korábbi könyvelő tud segíteni a kérdések megválaszolásában.
Ezt követően adhat a cégvezető meghatalmazást az Ügyfélkapun az új könyvelőnek, hogy saját felhasználónevével és kódjával hozzáférjen vállalkozása adataihoz, illetve a könyveléshez szükséges felületeihez (természetesen ameddig le nem zárult a váltás folyamata, a korábbi könyvelő jogosultságát is szükséges meghagyni - ezt követően viszont haladéktalanul meg kell vonni). Fontos, hogy az új könyvelővel kötött szerződés tartalmában megfelelő részletezettségű legyen.
.jpeg)
A könyvelő váltás legkritikusabb pontja a könyvelési anyagok átadása és átvétele: a cégvezetőnek ezt mindkét könyvelővel meg kell tennie, ugyanis a korábbi könyvelő neki adja át az anyagokat, és ő adja oda ezeket az új könyvelőnek. Ezt a folyamatot nem szabályozza jogszabály, sok könyvelő iroda azonban saját szervezeti működési szabályzatában, és/vagy a szerződésében rögzítik.
Mivel mindkét könyvelő a cégvezetővel állt/áll szerződéses kapcsolatban és mind a korábbi, mind az új könyvelő csak az általa könyvelt időszakért tud felelősséget vállalni, a cégvezető felelőssége a könyvelési anyagok közvetítése. Kiemelten fontos, hogy a korábbi könyvelőtől minden anyagot átvegyen (szigorú számadású nyomtatványok, írásos jegyzőkönyvek, főkönyvi kivonat, kartonok, analitikák, könyvelési bizonylatok, adófolyószámla-kivonatok, munkaügyi dokumentumok, kimutatások, beszámolók, céges alapdokumentumok), valamint érdemes lehet kérni egy rövid leírást a folyamatban lévő ügyekről.
Érdemes az új könyvelőtől is részletes jegyzőkönyvet kérni a könyvelési anyagok átadásakor. Sok esetben, főleg tapasztaltabb irodák esetén a szerződés tartalmazza azon dokumentumok körét, amelyeket az új könyvelő szükségesnek tart beszerezni a korábbi könyvelőtől. Ha nem tartalmazná, érdemes kérnie egy ilyen listát, hiszen mindkét félnek érdeke a gördülékeny átadás-átvétel. Ha valami nem lenne egyértelmű, nem szégyen kérdezni, a jó könyvelő készséggel segít.
Az új könyvelőt érdemes lehet megkérni arra, hogy ellenőrizze le a kapott könyvelési anyagokat (például az analitika és a főkönyv egyezését a tárgyi eszközökre, követelésekre, kötelezettségekre vonatkozóan), és ha bárhol problémát talál, annak feltétlenül járjon utána, akár a korábbi könyvelő segítségével is.