Évek óta folyamatos téma minden médiumon és fórumon a könyvelés digitalizációja, egyre több szereplő jelent meg a fintech iparágban csupa olyan megoldással, ami segít a könyvelők - és bérszámfejtők - munkáját egyszerűsíteni, automatizálni, digitalizálni, de a szabályozási környezet is ebbe az irányba változott.
Bizonyos szempontból még csak az út elején járunk - a könyvelők munkaidejének jelentős része (akár fele, háromnegyede) könyveléssel, azon belül is a számla adatok rögzítésével telik, és jóval kisebb idejük marad tanácsadási jellegű tevékenységre. Pedig mind az adatok, mind a folyamatok egyre inkább digitalizálódnak, így a cégvezetők számára a könyvelő hozzáadott értéke már nem a bizonylatok könyvelése és az adók kiszámítása lesz, hanem a tanácsadói tevékenység: az adatok kiemelése, elemzése, értelmezése már szakembert igényel - ez pedig a könyvelői szakma jelentős újrapozicionálását jelenti.
Automatizált könyvelés, NAV online számla - mit látunk eddig?
Évek óta folyamatos téma minden médiumon és fórumon a könyvelés digitalizációja (a Wall Street Journal már 2014-ben arról írt, hogy az új könyvelő egy robot lesz). Egyre több szereplő jelent meg a fintech iparágban csupa olyan megoldással, ami segít a könyvelők - és bérszámfejtők - munkáját egyszerűsíteni, automatizálni, digitalizálni (például R!port, Számlázz.hu, Billingo, BillCity, Adriana Accounting, Viki, ELZA, SMARTBooks, Cégjelző, OTP eBiz… de a megoldásokat még hosszan lehetne sorolni), de a szabályozási környezet is ebbe az irányba változott (NAV elektronikus bevallások, ÁNYK, cégkapu, EKÁER, online pénztárgép, e-papír, vagy a legfrissebb, a NAV felé történő online számla bejelentési kötelezettség 2020. július 1-től, amely érinti az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletet, értékhatártól függetlenül).
Mégis, hosszú még az út - noha az exponenciális trend növekedése sem igazán észlelhető a kezdeti szakaszban. A könyvelők könyvelési szoftvert általában használnak, online számlázót is, azonban a könyvelést, vagy az ügyfelekkel való kommunikációt segítő alkalmazásokat napi szinten használó könyvelők aránya már jóval kisebb. Pedig a digitalizáció segítségével pont az időrabló, sok hibalehetőséget rejtő feladatoknak lehetne búcsút inteni: a szoftveres megoldások segítségével nem csak a számlák, bizonylatok elektronikus úton történő küldése vagy befogadása lehetséges, hanem például a bejövő számlákat akár befotózva is fel lehet tölteni, sőt, az OCR (optikai karakterfelismerés) technológia mesterséges intelligencia segítségével képes a beérkező papír alapú számlák digitalizálására.
A digitalizáció következő lépései várhatóan a bejövő számlák beolvasásához, a banki könyvelés automatizálásához (PSD2 alapon) kapcsolódnak majd. A bejövő számlák feldolgozását a NAV is segíti majd. 2020. július 1-től minden vevői számlát jelenteni kell, ami adószámos vevő részére kerül kiállításra, 2021-től pedig ez a jelentési kötelezettség teljeskörű lesz, vagyis a NAV rendszerében minden vevői számla ott lesz, és ezt külső szoftverek számára is elérhetővé teszik. A bejövő - szállítói - számlák kapcsán is igaz tehát, hogy a NAV rendszerében elérhetőek, azonban van néhány, egyelőre nem megoldott probléma: egyrészt ezek csak xml adatok számlakép nélkül, másrészt a külföldi számlák nem elérhetőek a rendszerben, harmadrészt a szállítói számlák könyveléséhez nem feltétlenül elegendő, hogy a kontírszám hozzárendelésre kerül a szállítóhoz; azonban a tételszintű, automatizált könyvelés a gépi tanulás segítségével - kellően nagy számú számla alapján tanulva - megoldható lesz (például a BillCity-nél van ilyen irányú törekvés).
Digitális könyvelés, tanácsadó könyvelő - a nem túl távoli jövő
Összességében tehát elmondható, hogy egyre több információ lesz hozzáférhető, egyre gyorsabban és olcsóbban (akár ingyenesen), és a feldolgozásuk is egyre inkább automatizált lesz, így a cégvezetők számára a könyvelő hozzáadott értéke már nem a bizonylatok könyvelése és az adók kiszámítása lesz, hanem egyfajta tanácsadói tevékenység: az adatok kiemelése, elemzése, értelmezése továbbra is szakembert igényel. Ez pedig a könyvelői szakma jelentős újrapozicionálását jelenti. Az ügyfelek igényei is átalakulóban vannak részben az új megoldásoknak, részben az egyre nagyobb számú Y/Z generációs cégvezetőnek köszönhetően: nő az igény a vállalat folyamatainak nyomon követésére, az okostelefonról is elérhető, valós idejű riportokra, döntéstámogató kimutatásokra.
A modern megoldásoknak, automatizációnak köszönhetően a monoton, lényeges ismereteket nem igénylő adatbeviteli feladatok mennyisége csökkenni fog, aminek következtében ugyanazt az eredményt kevesebb, jól képzett szakember is el tudja majd érni.
Az új szoftverek, eszközök beszerzése és használata nagyobb beruházás- és szerteágazóbb tudásigényt követel meg a könyvelőktől, ami a magasabb szolgáltatási minőség mellett várhatóan magasabb könyvelési díjakat is eredményez. A könyvelői piac koncentrálódhat: a könyvelők modern megoldásokat használó, jól fizetett, szűkebb köre lesz csak képes elegendő időt és pénzt áldozni a továbbképzésekre és megoldásaik fejlesztésére is - aki lemarad, kimarad: ami tegnap versenyelőny volt, ma szükséglet. (Jól mutatja ezt a COVID-19 járvány miatt azonnal szükségessé váló digitális megoldások tömeges alkalmazása is.) Egyre jellemzőbb lehet mind a könyvelő irodák specializációja, mind az irodák közti együttműködés.
A könyvelő tanácsadói szerepkörbe léphet; a feladata fókuszában a cégek, vállalkozások elemzése, kontrollja, optimalizálása lesz (például milyen társasági formát, adózást érdemes választani, milyen visszatérítéseket, kedvezményeket vehet igénybe a cég). A megváltozott feladatok másfajta tudást, más képességeket kívánnak meg, felértékelődnek az ún. “soft skillek”.
Mit jelent ez közelebbről, melyek ezek a képességek? A válasz nem csak a jelenlegi könyvelők számára fontos (még ha sokan ezt egyelőre nem is ismerik fel), hanem a kiválasztási folyamat során is érdemes figyelembe venni a pályázók ezen képességeit. Ezek a képességek jellemzően a személyiséghez, az érzelmi intelligenciához, a kommunikációs készségekhez kötődnek, és sokáig úgy tartották, hogy nem tanulhatóak, és egyébként is nehezen mérhetőek, így nem is nagyon volt prioritás ezekkel foglalkozni. Olyan képességek tartozhatnak ide, mint például az alkalmazkodó-készség, az empátia, a nyelvérzék, vagy a kreativitás. Mivel maga a könyvelés nagyrészt automatikusan fog történni, az egyes könyvelő irodák közti különbséget egyre inkább a könyvelők emberi képességei, kommunikációs stílusa fogják meghatározni: annál, hogy mit mond a könyvelő, talán még fontosabb lesz, hogy mindezt hogyan mondja.
A tanácsadói szerepkör erősítése azért is kiemelkedően fontos a jövő könyvelője számára, mert megkülönböztető versenyelőnyt jelenthet: emberi jellege miatt ugyanis ez nem lesz digitalizálható.